काठमाडौं । धेरैजसो समयमा हामीले ई-मेल सिग्नेचर (ई-मेलको अन्तिममा हुने व्यक्तिगत अथवा व्यावसायिक विवरण) खासै आवश्यक नभएको ठानिरहेका हुन्छौँ ।

कतिपय समयमा त ई-मेल सिग्नेचर अपडेट नगर्ने, राम्रोसँग विवरण नराख्ने कमजोरी पनि हामीले गरिरहेका हुन्छौँ । यस्ता सानातिना विवरणहरूले खासै फरक पर्दैन भन्ने हामीलाई लागेपनि व्यावसायिक जीवनमा भने यसले ठूलो भूमिका खेल्छ । 

सन् २०२१ मा गरिएको एक सर्वेक्षण अनुसार यस वर्ष एक दिनमा करिब ३१० अर्ब ई-मेल आदानप्रदान भइरहेका हुन्छन् । यी मध्ये धेरै ई-मेलहरू खोलिदैनन् र कति भने खोलेर हेरिए पनि प्रभावकारी हुँदैनन् ।

त्यसैले आफ्नो ई-मेल सिग्नेचरमा तपाईंले ध्यान दिनैपर्नै हुन्छ । ई-मेल सिग्नेचर प्रयोग गर्दा हुने केही फाइदा र यसलाई प्रभावकारी किन राख्नुपर्छ भन्ने विषयमा आज हामी तपाईंलाई बताउँदै छौँ । 

१. ई-मेल सिग्नेचरमा हुन्छन् महत्त्वपूर्ण विवरण

अहिलेको समयमा मानिसहरू धेरै व्यस्त हुन्छन् । त्यसैले वेबसाइटमा गएर  कसैको सम्पर्क विवरणहरू खोजिरहन भ्याउँदैनन् वा झन्झटिलो ठान्छन् ।

कुनै ई-मेल आएको छ र सोको बारेमा थप जानकारी चाहिएको छ भने उनीहरूले सोझै ई-मेल सिग्नेचर हेर्ने  गर्दछन् र त्यसबाट प्राप्त विवरणकै आधारमा सम्बन्धित व्यक्ति वा संस्थालाई सम्पर्क गर्न सहज मानिरहेका हुन्छन् । त्यसमाथि अहिलेको समयमा धेरैजसो विवरणहरू सामाजिक सञ्जाल मार्फत पाइने हुदाँ आफ्नो फोन नम्बर, ठेगाना लगायत आफ्नो सामाजिक सञ्जालको लिङ्कहरू पनि ई-मेल सिग्नेचरमा समावेश गराउनु उपयुक्त हुन्छ ।

ताकि तपाईंको बारेमा आवश्यक विवरण सम्बन्धित व्यक्तिहरूले सहजै रुपमा प्राप्त गर्न सकुन् । यसले तपाईंको विवरण उपलब्ध गराउने मात्र होइन, तपाईंका क्लाइन्टहरूलाई तपाईंको व्यवसायको बारेमा पनि थप विवरण उपलब्ध गराउँछ ।

२. ग्राहकले आफ्नो प्रतिक्रिया दिन सक्छन् 

यदि तपाईंलाई तपाईंको संस्थाको बजार मागको विषयमा नै थाहा छैन भने तपाईंको व्यवसाय कसरी सफल हुनसक्छ ? यसको सबैभन्दा छरितो उपाय भनेको तपाईंका ग्राहकको प्रतिक्रिया लिनु नै हो ।

ई-मेल सिग्नेचरको माध्यमबाट तपाईंका ग्राहकहरूले तपाईंको संस्था तथा सेवाको बारेमा प्रतिक्रिया दिन सक्छन् । केही सल्लाह अथवा जिज्ञासा पनि राख्न सक्छन् । त्यसैले आफ्नो ई-मेल सिग्नेचरमा ‘कस्टमर सर्भे’ लिङ्क पनि राख्न सक्नुहुन्छ । 

३. यसले तपाईंको व्यक्तित्व दर्साउन मद्दत गर्छ 

साइबर सुरक्षालाई लिएर अहिले धेरैजसो एपहरूलै तपाईंको च्याट सीमित समयपछि हट्ने अथवा हटाउन मिल्ने व्यवस्था गरेका हुन्छन् । यद्यपि ई-मेलमा भने हाल यो व्यवस्था आइसकेको छैन ।

तपाईंका कोही ग्राहकले तपाईंको संस्थाको बारेमा केही विवरण लिन चाहेमा तपाईंको पुरानो ई-मेल खोजेर त्यहाँबाट तपाईंलाई सम्पर्क गर्न सक्छन् । त्यसैले तपाईंले आफ्नो ई-मेल सिग्नेनचरलाई यादगार बनाउन केही फरक बनाउन सक्नुहुन्छ ।

यसका लागि भिन्न किसिमको फन्ट अथवा रंग प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ । साथै आफ्नो संस्थाको लोगो वा फोटो पनि त्यसमा समावेश गर्न सक्नुहुन्छ । 

४. यसले ब्राण्डको छवी राम्रो बनाउन मद्दत गर्छ

कुनै पनि संस्थाको विश्वसनीयता भनेको उसको सेवामा हुने एकरुपता हो । यदि कुनै ग्राहकले लामो समयपछि पुनः तपाईंको सेवा लिन खोज्छ भने यसको अर्थ हो तपाईंको सेवाको गुणस्तर जस्ताको त्यस्तै छ ।

त्यसैगरि तपाईंको ‍ई-मेल सिग्नेचर पनि संस्थाको सबै स्टाफहरूको एउटै जस्तै भयो भने त्यसले तपाईंको ब्रान्डको छवीलाई राम्रो बनाउँछ । एउटै संस्थाको फरक फरक विभागको फरक फरक ई-मेल सिग्नेचरले संस्थाको छवीलाई बिगार्न अथवा धुमिल्याउन सक्छ । त्यसैले यसलाई एकरुपता दिन आवश्यक हुन्छ । 

५. प्रयोगकर्ताको अनुभवलाई प्राथमिकता दिनुहोस् 

आजको समयमा मान्छेहरू काम गर्दा धेरै भन्दा धेरै सहजता खोजिरहेका हुन्छन् । ई-मेलको विषयमा पनि डेस्कटफ भन्दा मोबाइलबाट नै ई-मेल आदानप्रदानको प्रचलन बढ्दै गएको छ ।

एक अध्ययन अनुसार करिब एक अर्ब ७० करोड मानिसहरू आफ्नो मोबाइलबाटै ई-मेल हेर्ने तथा पठाउने गर्दछन् । यस्तोमा केही प्रयोगकर्ताले मोबाइल मैत्री नभएको ई-मेलहरू डिलिट गरिदिन पनि सक्छन् । 

यो कुरा तपाईंको ई-मेल सिग्नेचरको हकमा पनि लागू हुन्छ । राम्रोसँग नमिलाइएको र हेर्दा भद्दा लाग्ने ई-मेल सिग्नेचर भएका ई-मेलमा प्रयोगकर्ताले रिप्लाइ नदिन पनि सक्छन् । त्यसैले आफ्नो ई-मेल सिग्नेचरलाई पनि मिलाएर राख्न आवश्यक हुन्छ । 

यसरी मिलाउनुहोस् आफ्नो ई-मेल सिग्नेचर 

  • सुरुमा आफ्नो जिमेल खोलेर सेटिङमा जानुहोस् । 
  •  सुरुमा रहेको ‘सि अल सेटिङ’मा क्लिक गर्नुहोस् ।
  • जनरल ट्याब अन्तर्गत स्क्रोल गरेर केही तल जानुहोस् ।
  • अब सिग्नेचर अप्सनमा भएको दाहिनेतर्फको बक्समा आफ्नो विवरण राखेर मिलाउनुहोस् । 
  • विवरण राखिसकेपछि सबैभन्दा अन्तिममा गएर सेभ चेन्जेजमा क्लिक गर्नुहोस् ।  

The post तपाईंले आफ्नो ई-मेल सिग्नेचर राख्नै पर्ने ५ कारण (तरिका सहित) appeared first on Tech News Nepal.